- 仕事の効率を上げたい。
- 仕事の効率を上げるツールやアプリを知りたい。
- 無駄を極力省いて考える時間を増やしたい。
このような方に向けて記事を書きます。この記事を読めば、仕事の効率を上げるためにどうにアプローチするべきなのか、便利なツールなどを理解ができます。
結論として、思考はロジックツリー、便利ツールは文字入力やディスプレイ操作切り替え系でいくつかツールを使いこなせれば生産性はだいぶ高まります。
以下、説明していきますね。
なぜ仕事の効率を上げる必要があるのか?
そもそもなぜ、仕事の効率を上げるのにチャレンジすべきなのでしょうか？
日々与えられた仕事が発生するので、こなすタスクやミーティングに参加する等、仕事を実施しているかと思います。
その中で自分の仕事を客観的に見直して、生産性を上げるチャレンジは取りづらいのではないでしょうか。
たまに人のPCを見て、何とかどうやって操作したとか、生産性を上げるコツは仕入れることができるかもしれません 。しかし本当に自分が世の中で使うべきツールをメインでしっかり使えているかはチェックできていない人が大半ではないでしょうか。
今回はそういった方向けに、仕事の生産性を高めて自分時間を作り、無駄な時間を省いて、快適に仕事を進めてられるようツールを中心にまとめてみます。
ぜひチェックして、ご自身の生産性アップに活用してみてくださいね。
仕事の効率を上げる思考編
仕事の効率を上げる思考に関しては、いろいろフレームワークがあるので実は語り切れないのです。が、1つ生産性というところで選ぶ便利ツールとしてはマインドマップツールのxmindを上げたいと思います。
基本的に物事を考えるときには、内容を階層構造に分解して構造化するロジックツリーで考えることができます。
そのロジックツリーを容易に素早く作れるのが、xmindと言うツールです。
MacやiPhone iPadを使っていれば、iCloud上でxmindのデータを保存ができるので、デバイスをまたいでアップすることも可能です。
企画をする方であれば、資料作成も数多い業務かと思います。その資料を作成するには、まず骨子と呼ばれる、資料を作るための骨格になる情報を固めなければなりません。
何を伝えるべきかに関しても、マインドマップを作成すると、大枠を作れます。
まずはマインドマップで骨組みを作って、その後xmindから骨組みをコピーしてPowerPointに貼り付けるのでも、かなり企画書の作成スピードを高められます。
何を伝えたいのかの構造を明確にできるので、迷う時間を一切かき消す事ができます。
ですのでxmindを始めとするマインドマップツールはおすすめです。企画資料を作成する方、問題解決にチャレンジする方、アイデア出しが必要な方などは、ぜひ活用してみてはいかがでしょうか。
仕事の効率を上げるツール編
仕事の効率を上げるツールに関してはかなり多岐に渡るので、何を効率化したいかにもよるんですが、一旦パソコン操作において日々行われる作業と言う切り口で、考えてみたいと思います。
そうなると、
・アプリを起動する
・文字入力で生産性を上げる
・ディスプレイ操作で生産性を上げる
複数持つ／画面上で切り替えをする
・アウトプット工夫する
あたりになります。下記それぞれについて記載します。
アプリを起動する
アプリの起動は常日ごろから発生しますよね。
アプリケーションの切り替え操作をマウスで毎回やってると、時間がかかります。
アプリの切り替えはしょっちゅう実施する作業です。積み上げると、無駄時間は膨大になります。それに関しては、macであれば検索機能を使って、ctl ＋ spaceで検索すれば、瞬時にアプリが立ち上がります。
可能な限りキーボードでの操作にとどめるようにしましょう。
1日それで10分時間をとってそうすれば、1ヵ月や1年で考えると膨大な時間になります。ショートカットは可能な限り使うようにしましょう。
文字入力で生産性を上げる
文字入力も生産性をあげる重要な要素です。タイピングゲームでまずブラインドタッチをマスターしましょう。そして辞書登録をすることでかなりスピードを上げることが可能です。普段から入力する言葉に関しては可能な限り辞書登録をして活用しましょう。
また音声入力も、文章作成にはおいてスピードが上がります。特にブログや企画書を書く際には、喋ってテキストを入力することで、体感ですけど10倍位のスピードになります。話ながら思考も深まりますので、音声入力はかなりおすすめです。
ディスプレイ操作で生産性を上げる
・複数持つ
・画面上で切り替えをする
ディスプレイ操作に関しては2つあります。複数画面を使うことと、ディスプレイ上での配置をショートカットで行えるようにすることです。
デュアルモニターに関しては、画面の行き来が不要になるので、効率があがります。iPadでもいいです。macとiPadの場合はslidecarの機能を使います。
もしくは、ディスプレイにするアプリ、yam displayや、duetなどでも良いでしょう。
メールを見ながらウェブをしたり、画面上での切り替えが非常に少なくなるのでデュアルモニターは、非常に便利で快適ですよ。もちろん、デスクトップのディスプレイでも良いです。
また画面上での切り替えもツールがあります。マグネットというアプリがmacであればおすすめです。なぜなら、ショートカットでアプリケーションの配置を変えられるからです。わずわらしいマウスでの画面縮小操作が不要です。
画面を左にメール、画面右にチャットワーク、ショートカット1発で配置できれば操作は一瞬、時間短縮になります。
イチイチ、マウスで画面を配置するのは面倒ですし時間もかかります。
マグネットに限りませんが、ツールを入れるなりしてショートカットを覚えるようにしていきましょう。
アウトプット工夫する
アウトプットに関してはPowerPoint Excelを使うことになるので、最低限ショートカットを覚えたり、PDF発行したらPDFが重いのでそこを圧縮するようなツールを入れたりしています。
ショートカットを覚えるとかなり良いです。例えば文字を小さくするようであればコマンド> <であったりとか、ですね。
あまり細かく覚え過ぎようとすると覚えられないので、最低限のショートカットを覚える位でいいんじゃないかなと思います。
なお生産性をはじめ、ビジネススキルを10倍高めるため方法を書いてますので、こちらもぜひ確認ください。→→ブログはビジネススキルとWEB マーケティング力を圧倒的に向上させる【今すぐ始めるべき】
まとめ
いかがでしたでしょうか。
仕事の効率を上げるには考える順序と、実際のツールショートカットのことをお伝えしました。
いきなり1日とかで、覚えて使いこなすのは難しいと思うので、1日1個と決めて、一つ一つ覚えていきながら、毎日の仕事に活用することで定着させ、生産性をアップを図りましょう。その時間を余裕のある状態で別の仕事に充てることができます。
ぜひトライしてみてください。
