- もっと生産性を上げたい
- 仕事の時間を減らして考える時間を増やしたい
- 作業をもっと早く済ませたい
このような方に向けて記事を書きます。
この記事を読めば、パソコン操作において生産性を高め、無駄な時間を省略できるコツについてイメージができます。
結論、ショートカットや、単語の辞書登録を整理して、自分の前で同じ作業をしていることに対していかに時間を省略するかを考えましょう。日々自分の業務を見直しながらショートカットができるところがないか、PDCAを回して業務の改善に取り組みましょう。
なぜ生産性の向上が必要なのか?
労働時間を縮小する方向性が、各企業浸透していますね。今や、働く時間に制限があるのではないでしょうか。その中で、生産性を高めることが求められています。
生産性をあげる打ち手としては、
・作業を減らす
・作業量を増やす
どちらかですね。
生産性を上げるためのコツ：自分の作業を減らす
自分の作業を増やす方法、自分以外に仕事をやってもらう方法となります。
そもそもこの作業をやらないと言う前提もありますが、ここではやらないといけない仕事を前提として考えていきます。
自分がやらずに他の人にお願いできることがないかを考える
当たり前に自分がやっている内容を、実は社内の仲間が、やってくれたりすることもあります。自分の作業はもう外出しできないかは常ごろから考えるようにしましょう。自分の苦手な所は得意な人に任せて、外出しできないか、お願いできないかは、常に考えるようにしましょう。
意外と、やり方を伝えれば、それをしっかりやってくれる方はいます。
事務の方をはじめ、色々仕事を学びたいという方に、「これを実施することでスキルが付く」と言う意義も伝えることで、それまで自分の方も作業としてはできないと思っていたことをチャレンジしたいと言う気持ちにもなってくれます。
相手の気持ちに配慮をしつつ、やり方まで伝えることで、今まで自分が当たり前のように慢性的にやっていたことを、実施してくれるようになります。
例えば、ボクの経験でいうと、Google Analyticsの数値レポートまとめは仕事の依頼を仲間にお願い出来ました。
最初Googleアナリティックスを使えないと言う事務の方がいらっしゃいました。
そこで打ち合わせの時間を取り、2回ほどやり方を伝えることで、そのレポートやってくれようになりました。
結果ボクが毎月まとめていた3時間位のレポート作業を、他の方にお願いすることで自分は作業が不要になりました。またその方もやり方をくふうして、私が3時間ぐらいかかっていた時間を、2時間に短縮しています。つまり自分の当たり前にやっていた作業を外出しすることで、自分も時間が空きますし、相手もスピーディーにやってくれるということです。
作業スピードを上げる
生産性を上げるもう一つの方法として、自分の作業スピードを上げる事があります。
ファイル操作のや、パソコンの操作は意外と無駄なことをやっています。振り返ると、これまでかなりパソコン操作で無駄なことをやっていたなと思っています。
ですから今一度自分のパソコンの操作を振り返って、無駄なことをやっていないかを見直すようにしましょう。
・ショートカットを覚える
・お気に入りを使う（インターネット）
・よく使う単語の辞書登録
・ディレクトリ移動のショートカット
ショートカットを覚える
パソコンのショートカットについては日々アップグレードして使えるショートカットを増やすようにしましょう。
Ctrl＋CやCtl＋Vはもちろんのこと、Chromeでのショートカット操作も結構覚えるとスピード上がります。新しいタブを開くのにCtrl＋T、ブラウザ移動を数字で行うCtrl＋数字などは、WEBページの閲覧スピードがかなりあがります。
使えるショートカットは無限にありますし、各自の好みもあります。定期的にショートカットを覚える時間を作り、少しずつ覚えていきましょう。
お気に入りのページを作っておく
仕事をするにあたって、WEBページを見る事は多くの時間を費やしているんではないでしょうか。その当たり前に見ているWEBページの閲覧を、探している時間がもったいないです。
なのでお気に入りに登録しておいて、URLを表示させるなど、極力最短でアクセスできるように工夫をしましょう。そうすることで、WEBページ閲覧へのステップが減り、かなり時間を短縮できます。
例えばボクの場合は、WEB制作の仕事が多いのですが、そのWEB制作の仕事の内容を、まとめているツールがあるんです。一つ一つのタスクを検索をして、取り組んでいました。とにかく検索に時間がかかるのがストレスでした。お気に入りのページに直近のタスクを整理してワンクリックでアクセスできるようにしました。
つまりお気に入りの整理をすると、アクセスへのスピードがあがります。お気に入りで工夫ができないかは今一度見直してみると良いです。
辞書登録をしておく
よく使うフレーズに関しては辞書登録を極力やっておきましょう。
例えば、
・いつもお世話になっております
・失礼しました
・お疲れ様でした
とか、当たり前のようにやりとりする言葉がありますよね。それらは1文字入れれば辞書登録しておいて表示できるようにしておきましょう。辞書登録は、Google日本語入力がおすすめです。予測変換が便利です。よく使うフレーズは、辞書登録をしておきましょう.
また、上の項目と被りますが、WEBページのURLも登録しておくと良いでしょう。いちいち検索して探してクリックするのめんどくさいので、URLを登録しておいて辞書登録で単語を入れるとURLに変換できてアクセスできます。かなりステップを減らすことができて、スピードが上がりますね。
気にしておかないといけないことも記載しておきます。それは欲張って辞書登録しすぎて、忘れて使わないと言うケースです。無理ない範囲で徐々に必要な物を登録していくようにしましょう。登録することよりも、少しずつ使いこなすようになる方が、生産性はあがります。
ディレクトリの移動ショートカット
ディレクトリの移動ショートカットもするようにしましょう。例えばマックでいえばfinderのよく使う項目の所に、よく使うディレクトリのショートカットは置くようにしておきましょう。
Mac限定ですが、「Shift Commond G」は覚えましょう。ディレクトリに直接アクセスもできます。よく使うディレクトリを辞書登録をしておいて、ショートカットだけでディレクトリに素早く移動することも可能です。
ファイル移動は常にやり取りをする形になるので、それをファイルを探してアクセスする時間が非常に無駄です。極力素早くファイルに行きつけるように工夫しましょう。
とにかくファイルを探して開くステップが短ければ短い方がいいです。どうすれば短くなるかを工夫するようにしましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか。自分の作業を客観的に見直せば、やらなくていいことやパソコン操作で無駄なことがあったりします。日々自分の作業や進め方を見直して、生産性が上がる隙間がないかは考えるようにしましょう。
コツとして他の人のパソコン操作を見ておく、知らなかったといったような掘り出し物があったりします。人のパソコン操作は、定期的に見させてもらうようにしましょう。
たまに勉強会をして、便利なツールやパソコンショートカットがないかを定期的に共有し合うのも良いかもしれませんね。
